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So, 06:00 Uhr
09.06.2019
Das digitale Büro:

Papierkram war gestern

Ein digitales Büro bietet viele Vorteile und spart in einigen Bereichen sogar Kosten. Während bei kleinen sowie großen Unternehmen der Schritt weg vom Papierkram bereits erfolgte, scheuen sich andere nach wie vor davor. Dabei ist eine Umstellung einfacher, als man denkt. Der folgende Beitrag zeigt entscheidende Vorteile sowie Aspekte eines digitalen Büros...


Zunächst einige stichpunktartige Vorteile:
  • Produktiveres Arbeiten, dadurch effizienteres Zeitmanagement
  • Bessere Zusammenarbeit unter Mitarbeitern und Teams
  • Einsparungen bei Platz und Materialien
  • Mehr Mobilität
  • Nachhaltigkeit und somit umweltfreundlich
  • Von überall Zugriff auf Dokumente
  • Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit gegenüber der Konkurrenz


Bessere Organisation und schnellerer Zugriff auf Unterlagen
Gerade bei größeren Unternehmen und Büros fällt eine große Menge an Akten und Ordnern an. Teilweise ist es so viel, dass für Unterlagen ein separates Archiv notwendig ist. Anstatt sämtliche Unterlagen in Papierform zu verwalten, bietet ein digitales Büro eine weitaus bessere Organisation. Die Suche nach einem bestimmten Dokument ist mit nur wenigen Klicks und einer Eingabe in ein Suchfeld erledigt, sodass ein schnellerer Zugriff auf die gewünschten Unterlagen erfolgt.

In einem digitalen Büro müssen lediglich steuerrechtlich relevante Unterlagen in Papierform vorliegen, so wie es das Gesetzt vorschreibt. Der Rest liegt auf einem Server und ist von Computern aus abrufbar.

Verwaltung von Mitarbeitern
Auch die Verwaltung von Karteien für Mitarbeiter entfällt in einem digitalen Büro komplett. Eine spezielle Management-Software verwaltet jeden einzelnen Angestellten und liefert auf Wunsch mit nur einem Knopfdruck alle relevanten Daten. Dies stellt vor allem bei einer größeren Anzahl an Mitarbeitern einen Vorteil dar.

Neben der Verwaltung der Mitarbeiter ist darüber hinaus eine reibungslose digitale Lohnabrechnung möglich. Diese berechnet und erstellt Lohnbescheide automatisch über die DATEV. Selbst Steuerberater erhalten die Möglichkeit, steuerrelevante Lohndaten für Jahresabschlüsse und Steuerbescheide über das System digital anzufordern. Eine Übergabe von Unterlagen in Papierform ist nicht mehr erforderlich.

Kostenersparnis bei Material und Lager
In einigen Betrieben ist es nach wie vor gang und gebe, dass sogar eingehende E-Mails von Kunden sowie Geschäftspartnern direkt ausgedruckt werden. Dabei wird nicht nur viel Papier verbraucht, es entstehen zudem höhere Kosten für Toner und Drucker. Auch die Anschaffung von Ordnern und Kartei- sowie Trennblättern ist kostspielig, besonders wenn viele Akten in das Archiv wandern.

Ganz zu schweigen von der Umweltbelastung. Ein digitales Büro stellt einen großen Mehrwert in puncto Nachhaltigkeit dar und ist langfristig gesehen umweltfreundlich.

Erleichtertes Projektmanagement
Oftmals arbeiten Mitarbeiter zusammen in kleinen sowie großen Teams an einem Projekt. Hierfür ist ein Management erforderlich, damit alle Angestellten auf dem neuesten Stand sind und sich mit Informationen versorgen. Ein modernes Projektmanagement bietet Möglichkeiten, die digitale Zusammenarbeit zu vereinfachen. Alle Teilnehmer eines Projektes greifen auf Daten zu und sehen kürzlich vorgenommene Änderungen. Dies beschleunigt die Zusammenarbeit vehement.

Vereinfachte Kommunikation
Mehrere Telefonate und der Gang ins Büro nebenan sind zeitintensiv und kosten Nerven. Ein digitales Büro ermöglicht eine einfachere Kommunikation sowohl bei Mitarbeitern untereinander, als auch gegenüber Kunden. Dies schafft einfachere Arbeitsabläufe und spart somit Zeit. Die Kommunikation erfolgt dabei über eine spezielle Plattform, welche neben einem Computer auch mit mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablets erreichbar ist. Bild von StartupStockPhotos auf Pixabay
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